CÁCH SỬ DỤNG CONDITIONAL FORMATTING

Bạn muốn làm nổi bật một số ô tính có giá trị quan trọng nhưng ngại việc định dạng thủ công, sẽ dễ bị nhầm lẫn và thiếu sót.

Chức năng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Với những tính năng đơn giản mà hiệu quả, Conditional Formatting trong thực tế rất cần thiết, giúp người dùng dễ dàng phân biệt các ô quan trọng, nhất là khi bảng tính với dữ liệu lớn.

1/ Định dạng theo điều kiện có sẵn

Để bắt đầu sử dụng, bạn vào thẻ Home, trong nhóm Style → Chọn Conditional Formatting và chọn điều kiện bạn muốn sử dụng:

a/ Highlight Cells Rules - Quy tắc đánh dấu nổi bật ô tính theo giá trị:

Excel sẽ làm nổi bật ô tính thỏa mãn điều kiện bạn chọn dựa trên giá trị từng ô, cụ thể như sau:

     • Greater Than: Lớn hơn một giá trị cho trước.

     • Less Than: Nhỏ hơn một giá trị cho trước.

     • Between: Nằm trong khoảng giá trị định sẵn.

     • Equal To: Bằng với giá trị cho trước.

     • Text That Contains: Nội dung ô tính có chứa chữ cho trước.

     • A Date Occurring: Giá trị ô tính chứa một ngày tháng định sẵn.

     • Duplicate Values: Xác định những giá trị trùng lắp.

b/ Top / Bottom Rules - Quy tắc xác định ô tính theo xếp hạng

Excel xác định những giá trị theo thứ hạng dựa trên vùng ô tính chọn xét điều kiện và định dạng riêng các ô tính chứa các giá trị này.

     • Top 10 Item: 10 giá trị lớn nhất

     • Top 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn nhất

     • Bottom 10 Items: 10 giá trị nhỏ nhất

     • Bottom 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị bé nhất

     • Above Average: Những giá trị lớn hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.

     • Below Average: Những giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.

Bạn có thể tùy chỉnh số lượng giá trị hoặc số phần trăm bất kỳ khác 10 với 4 kiểu định dạng đầu tiên.

c/ Data Bars - Hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị: 

Với cách định dạng này, các giá trị sẽ được đo lường rõ ràng ngay trong từng ô tính của vùng chọn định dạng điều kiện.

d/ Color Scales - Phân biệt độ lớn nhỏ của các giá trị bằng màu sắc:

Các giá trị thể hiện mức độ màu khác nhau dựa trên độ lớn nhỏ của từng giá trị trong vùng.

e/ Icon Sets - Thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên giá trị: 

Tương tự như Data Bars và Color Scales, giá trị ô tính được phân nhóm theo biểu tượng.

2/ Định dạng theo điều kiện riêng

Ngoài các kiểu điều kiện và định dạng có sẵn, bạn còn có thể tự tạo quy tắc cho định dạng điều kiện của mình. Bạn chỉ cần chọn New Rule và tùy chỉnh riêng.

3/ Xóa và quản lý Conditional Formatting

Bạn có thể chọn Clear Rules để xóa theo vùng đang chọn (Selected Cells), theo toàn bộ bảng tính (Entire Sheet), theo bảng này (This Table), theo bảng phân tích dữ liệu (This PivotTable)

Trong trường hợp quản lý các định dạng có điều kiện thì chọn Manage Rules để dễ dàng thay đổi, xóa, hoặc cập nhât các định dạng điều kiện mới.

Chúc các bạn học tốt và thành công!