Mail Merge - Trộn văn bản hay trộn thư là một tính năng hữu ích trong Microsoft Word cho phép bạn tạo nhiều thư mời, thư cảm ơn, thông báo, thẻ tên, hợp đồng lao động và nhiều thông tin khác được lưu trữ trong danh sách hoặc bảng tính.
Khi thực hiện Mail Merge, chúng ta cần phải có một tài liệu văn bản Word (gọi là mẫu chung) và một danh sách thông tin của những người sẽ nhận mẫu chung đó. Danh sách có thể là bảng Table của MS.Word hoặc bảng tính của MS.Excel (gọi là dữ liệu).
Bước 1: Tạo tập tin mẫu chung. (VD: Mình sử dụng mẫu Giấy mời họp phụ huynh)
Bước 2: Tạo tập tin danh sách chứa thông tin cá nhân của người nhận như: Họ tên, Ngày tháng năm sinh, Nơi sinh, Nghề nghiệp, Chức vụ, ...
Bước 3: Đóng tập tin dữ liệu, mở tập tin mẫu chung. Chọn Tab Mailling ® Nhóm Start Mail Merge
Bước 4: Chọn mũi tên bên phải của Select Recipients ® Chọn Use an Existing List...
Bước 5: Chọn đến vị trí thư mục lưu tập tin dữ liệu nguồn ® Chọn tập tin dữ liệu nguồn ® Open.
Bước 6: Đặt con trỏ tại vị trí tương ứng cần viết thông tin Tab Mailling ® Nhóm Write & Insert Fields ® Nhóm Chọn mũi tên bên dưới chữ Insert Merge Fields ® Chọn tên field cần viêt.
Bước 7: Click chọn Preview Results để xem kết quả trộn thư. Click chọn các ký hiệu mũi tên để xem các mẫu tin tiếp theo.
Bước 8: Trong nhóm Finish ® Chọn mũi tên của Finish & Merge để hoàn thành thao tác trộn thư:
+ Edit Individual Documents: Xuất các mẫu kết quả qua tập tin mới.
+ Print Documents: Xuất các mẫu kết quả ra máy in.
+ Send email messages: Xuất các mẫu kết quả gửi qua email.
Chúc các bạn học tốt và thành công!
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét